ESTIMATE
見積
見積は現場を単位に管理し、材料規格や施工規格などの情報を使って明細を組み立てています。
見積に必要な材料は、その見積に紐づけておきます。見積を作って終わりにせず、次の材料注文に使える情報として残しています。
← 3つの入口WORKFLOW
WORKFLOW — 業務改善
業務改善
見積・材料注文・日報・在庫管理。施工会社として、自社のExcelで回してきた仕組みがあります。
IN-HOUSE
自社で運用している
ESTIMATE見積→ ORDER材料注文→ DAILY REPORT作業日報→ STOCK在庫管理→01 — INTRODUCTION
仕事の流れに合わせて、使い続けられる形に。
RN板金工業では、見積・材料注文・作業日報・在庫管理を、自社の仕事に合わせたExcelの仕組みで運用しています。ただ、大事にしているのはExcelを作ることそのものではありません。いまの仕事の流れに合わせて、無理なく使い続けられる形に整えることです。
建設・施工の仕事を中心に、ほかの業種のご相談もお受けしています。
02 — IN-HOUSE
見積の情報を、材料注文へ。
自社で使っている仕組みの例です。当社の仕事に合わせて作ったもので、そのまま他社に導入する製品ではありません。
ACTUAL SYSTEM
実際に使っている仕組み。
材料注文画面で見積IDを選び、材料を読み込みます。見積の工事内容・数量に応じて、必要な材料を一覧へ展開します。
実際に社内で使用している画面です。一部の情報は伏せています。
ORDER
材料注文
- 見積IDから必要材料を読み込む見積IDを選んで読み込むと、工事内容・数量に応じた必要材料を一覧へ展開します。同じ内容を最初から入力し直す必要はありません。
- 追加分だけ入力追加工事や、見積とは別に必要になった材料があるときだけ、追加で入力します。
- 注文確定・記録・PDF出力確定した注文には注文IDを付けて記録に移し、注文先に応じた注文書に反映します。注文書はPDFで出力でき、過去の注文は検索して探せます。
DAILY REPORT
作業日報
日々の作業日報も、自社で作ったExcelの仕組みで記録しています。
STOCK
在庫管理
材料の在庫も、自社で作ったExcelの仕組みで管理しています。
03 — EVERYDAY WORK
こんな手間はありませんか
- 見積と注文
見積で使った材料を、注文書にもう一度書き写している。
- 過去の注文
前に頼んだ材料や単価を、過去の注文書やメールをさかのぼって探している。
- 書類づくり
現場名や品名を、見積書・注文書・日報と、書類ごとに何度も書いている。
- 日報の集計
月末に日報を集めて、現場ごと・人ごとの日数を数え直している。
紙やホワイトボードでの管理にも、その会社に合ったやり方があります。いまの進め方を活かしながら、手間のかかっているところから見直します。
04 — SCOPE
ご相談いただける内容
紙をExcelに置き換えることや、新しいシステムを作ること自体が目的ではありません。いまの仕事の流れを確認し、Excelで整えるのか、既存のサービスを活用するのか、必要な範囲に合わせて方法を考えます。最初から大きく変えず、手間のかかっているところから始めます。
OUR APPROACH
作ることが、目的ではありません。
Excelで作る。既存のサービスを使う。必要なら、それぞれを組み合わせる。
いまの業務に合う方法を選び、使い続けられる形に整えます。
- いまあるExcel・帳票の整理人によって使い方が違う、どのファイルが最新か分からない、同じ内容を何度も入力している、といった状態を整理します。
- 入力・集計・帳票の見直し入力した情報を必要な形で集計したり、見積書・注文書などの帳票へつなげたりして、繰り返している作業を減らします。
- 情報のつながり見積から材料注文へ情報を使うように、別々になっているデータを必要なところでつなげます。
- 既存サービスの活用ファイル共有・勤怠・情報管理など、既存のサービスで解決できるものは、新しく作ることにこだわらず選択肢に含めます。選定・初期設定・運用の整理など、対応する範囲は内容に応じてご相談します。
05 — HOW TO START
ご相談の進め方
- お問い合わせ「この作業、もう少し楽にならないか」という段階で構いません。困っている場面を一言でお知らせください。
- いまのやり方を伺うお使いの帳票・Excel・紙の書類と、仕事の流れをお聞きします。
- 改善する範囲を決めるどこから手をつけるか、何を変えずに残すかを一緒に整理します。
- 必要な方法で整える決めた範囲から、Excelで仕組みを作る、既存サービスを活用するなど、必要な方法で形にし、実際に使いながら調整します。
進め方の細かな内容や費用は、お話を伺ってからご相談します。
「この作業、楽にできる？」そのくらいの段階から、お気軽にどうぞ。
業務改善について相談する→